采购发票管理制度

物资采购管理制度

总 则

第一条：物资采购供应管理是企业经营管理、产品质量、环境、职业健康安全管理体系认证的主要组成部分之一，因此加强物资管理，严格物资管理制度是促进企业发展，提高经营效果的有效途径。

第二条：物资采购供应管理工作必须坚持“从生产出发，为生产服务”的观念，认真贯彻国家、企业经济管理的各项法规和制度，严格执行物资纪律，合理分配物资，及时、齐备、保质、保量、经济合理地组织供应，切实保证企业生产经营活动的正常进行。

第三条：加强物资科学管理。在物资计划、采购、供应、核算、统计等各个环节上做到“计划有依据，分配有道理，消耗有定额，用料有核销”；合理储存和保管物资，定期清查库房，合理调剂余缺，压缩库存，保证在库物资数量、质量完整无损，降低仓储费用。第四条：加强物资管理人员的培训，提高管理人员素质。物资工作岗位本着因事设岗，适当配备定员，不能缺岗、代岗，以保证工作质量。

部门职责

（一）部门职责

1.负责物资系统的全面管理工作，包括制度制定、运行、修改与完善、监督检查制度落实；传达、贯彻上级有关文件精神；承担相关指标的完成。

2.负责公司物资采购各过程监控、建立采购制约机制；协调物资供应，保障工程项目施工正常进行。

3.负责物资采购、验收、发放、保管以及周转材料租赁、使用、退场等过程管理。组织分析主要材料、周转材料费用消耗，以便对管理薄弱环节加以控制。

4.掌握部门人员状况，负责系统人员培训、考核。

5.负责制定系统工作规划并根据公司要求适时调整。

6.负责与主管领导、上级主管部门、公司各项目部、部门间的沟通、协调工作。

7. 本部门与其他部门的协调与信息共享。

（二）采购员岗位职责

1、严格贯彻执行公司各项物资采购管理政策及有关材料管理规定，接受部门主管及技术部门监督检查。

2、积极主动与申购部门联系，核实所购物资的名称、规格型号、数量等，避免差错，按需进货，及时采办保证按时到货。

3、熟悉市场行情及进货渠道，坚持“货比三家，比质比价，择优选购”的采购原则，努力降低进货成本，严把质量关，杜绝假冒伪劣商品的流入。

4、 以搞好“物资供应，保障经营需要”为原则，抓好采购管理，了解加工厂及各项目部的物资需求及市场供应情况。

5、 熟悉和掌握本人分管的各种物料的名称、规格型号、产地、单价、质量及供应商和产品生产商。

6、 按“产品质量负责制”的原则，要对本人分管的采购业务的质量、数量、成本负责，要尽可能多渠道询价、议价，降低采购成本，提高采购质量；

7、经常去项目部了解产品质量、听取项目管理人员、保管员及工人的反馈，根据反馈情况制定切实可行的方案满足项目物资需求。

8、 及时完成部门主管下达的各项采购任务，及时保障企业正常生产经营需求，严格执行公司采购管理制度，采购均以“物资申请单”为依据。

9、 严格执行公司各项财务制度及规定，并坚持“凭单采购”的原则，购进的一切物资要及时通知库管员，按规定办理验收入库手续，共同把好质量及数量关。

10、熟悉所采购物品的市场行情，能据此为经营投标活动做好参考服务。

11、 服从公司各部门监督，遵守公司有关规章制度。

（三）保管员职责

1、严格贯彻执行公司制订的有关物资保管制度，对采购物资的验收入库、出库、盘存等工作负责；2、入库：(1)新购物资到达仓库，根据物资特性，检查物资外观质量，数量，根据项目或加工厂反馈提醒采购员采购质量；入库填写一式三联入库单，其中采购联及财务联交给采购员，报销使用；（2）项目退回物资，与项目部人员共同对退回的物资进行清点，确认无误后开具物料退库单，登记入账，便于对项目成本的结算。

3、出库：根据项目部物资申请单及部门库存表，盘存物资库存数量；库存数量足够，备货发货，同时根据最低库存或数量不足填写物资申购单，经分管领导批准后由部门主管安排采购员采购；出库填写一式三联出库单；

4、盘存：根据库存表及出入库单据核查实物，做到单据与实物一致；

5、信息收集与反馈：对发送项目部及加工厂的物品，实行跟踪制度；统计物品的使用寿命，收集工人及项目管理人员的反馈等，及时同部门主管沟通使用结果。

6、负责仓库物资的贮存、保管、维护、堆放管理工作，保证不合格的物资不投入使用；

7、材料出入库做好记录，健全账目，每月结算填写报表，按时上报；

8、负责废旧物资的回收、分类、保管、管理工作。

人员管理

公司物资部负责材料员、库管员调配，业务指导、绩效考核。

公司材料部，在不影响项目供应工作的前提下可适当调整个别人员。

3、材料员、库管员应端正工作态度，接受公司领导及主管部门的领导。

4、考核材料员、库管员：现场材料使用率及物资回收率。

物资采购管理

物资采购、发放、验收流程：

项目部填写物资需求申请书 材料供应部进行物资核实、盘存 拟定物资需求几划 分管领导审核批准 采购员询价 对比 采购实施 付款 库管员、材料员收货检验 入库

1.1前提条件

项目部提出《物资需求申请表》，该表首先由相关部门领导签字把关，确定所提物资的必要性，然后所提物资需求申请表汇总至材料供应部，由材料供应部核对库存，库存有的，直接进入发放程序；不足或无拟定新的需求计划表。

1.2步骤一

材料供应部及技术部门拟定《计划表》报分管领导审核批准，分管领导认为该物资有购买必要，在《计划表》上签字；如果分管领导认为该物资应部分购买或不购买，使用部门及技术部应该重新拟定新的《计划表》，直至分管领导批准。

1.3步骤二

材料供应部将分管领导审批通过的《计划表》一式两份交采购员及项目部，两部门人员根据《计划表》内容同时进行询价。

1.4步骤三

采购员将询价结果报部门主管审核，然后报分管领导，分管领导将两部门询价结果进行对比，根据质优价廉、服务快捷等原则，两部门拟定采购方式方法向供货商再次议价。

1.5步骤四

采购员整理供货商报价资料，深入分析进入采购程序，根据公司实际情况，签订供货合同。

1.6步骤五

根据供货合同，采购员填写付款申请单，部门主管、分管领导及公司领导审核签字，交财务部付款；采购员合理安排运输车辆及时将所采购物资运至工地或仓库。对于货到付款及延期付款的，直接进入验货环节。

1.7步骤六

采购物资运送至加工地或仓库后，由保管员、成本员及采购员对采购物资进行验收。

1.8步骤七

物资验收合格，保管员填写一式三联入库单，成本员及保管员分别在入库单上签字；否则，采购员应及时同供货商协商，采取退换、换货或索赔措施。

1.9步骤8

根据合同付款。

1.10步骤9

进入物资发放环节。

1.11根据公司要求，货到工地或仓库后，采购员及时提醒供应商开具发票并提供产品质量证明书。

备注：对于采购物资直接到工地现场的，由项目管理人员及材料员同时签字确认；对于验收不合格的，及时通知采购员处理退换货或索赔。

材料供应部材料计划表包括内容：

①措施材料（可循环使用）

②五金、工机具等

③设备及维修用物资等

物资入库管理

= 1 \* GB4 ㈠入库流程：

= 2 \* GB4 ㈡物资验收

1、验收意义：确保入库物资数量准确、质量完好，为物资保管、保养打好基础，为拒付、退货、索赔提供依据。

2、验收要求：

a、四验：验品种、规格、质量、数量。

b、核对物资品种、规格、质量、数量及配套情况，做到准确无误。

3、验收程序：

a、验收准备：①存放位置，堆码方式和保管方法。②垫放材料和搬运装卸器具、人力。

③验收工具和计量器具。④验收资料（发货清单、质量标准和说明书等）。

b、核对资料

①入库验收单（凭证号码、供货单位、物资名称、规格型号、供货数量及单价、总金额、运杂费等）。

②运单（出库码单、到货通知单等）。

③材质证明、装箱单、磅码单、发货明细表等。

c、检验实物

①数量验收：按双方约定或法定的计量单位进行验收。

②质量验收：按合同要求验证实物。

③资料不完备的物资，做待验收标识，防止误发出库。

④凡不需要入库材料员直接运往项目部的材料，材料员要与项目部共同验收。

⑤对质量/环境/安全有专门要求的物资，必须会同质量、安全部门共同验收。

⑥验收中发现数量、质量、规格、品种等不符，保管员有权拒绝验收入库，并报告部门主管。

4、物资入库

对验收合格的物资，保管员填写入库单，登记入账，并将实物放入相应的货架。

= 3 \* GB4 ㈢保管保养要求：

1、符合质量、环境、安全规定，根据物资性能，安排物资摆放、堆码场所。

2、保持物资原有的使用价值。

3、做到成行成列、检点方便，先进行出，发料方便。

4、定期盘点库存，保证帐、物、卡相符，反映真实成本。

5、保证物资贮存安全。做好"五无"（无霉烂变质、无损坏和丢失、无隐患、无杂物积尘、无老鼠）、"六防"（防雨、防潮、防压、防腐、防火、防盗）。

6、有特殊防护要求的，按规定保管、保养并予记录。

第六章、现场物资管理

未完。。。

【注】：

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▶暗号：一飞管理制度

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