增值税发票的管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范电子发票归档管理，依据《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财政部国家档案局财会〔2020〕6号）和《企业电子文件归档和电子档案管理指南》（档办发〔2015〕4 号）等规章制度，依据公司《财务档案管理办法》等规章制度，结合公司实际，特制定本办法。

第二条 本办法适用于以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，同时保存打印该纸质件的电子会计凭证的财务档案管理单位。

第三条 财务职能部门为电子发票管理职能部门。未设置财务管理机构的单位，由公司行政职能部门负责电子发票电子归档管理工作。

第二章 电子文件命名规范

第四条 电子发票归档实行纸质打印件分级管理，财务档案管理部门归口管理电子会计凭证。

第五条 电子发票报销需由报销部门承办人员提交纸质打印件和下载电子版。

第六条 电子发票下载电子版命名规则：

年度月份-凭证号（预留，财务修改）【发票类别P/Z】-序列号 -发票号码-【成本/费用】-金额

（一）年度月份共6个字节，2022年8月以“202208”表示；

（二）凭证号4个字节，电子版下载时统一标识为“0000”，具体凭证号由财务人员按本规范有关要求进行归档整理。

（三）发票类别：主要区分为增值税普通发票（INV）和增值税专用发票（VAT），可以用“P”或“I”表示普通发票，“Z”或“V”表示专用发票。银行票据以“Y”表示，行政事业单位收费以“X”表示，税务部门电子发票以“S”表示。

（四）序列号：2个字节，以数字表示，不足2个字节的以“0”补足；

（五）发票号码为8个数字；

（六）成本（费用）类别要分别标注；

（七）金额，根据发票据实填写。

第七条 必要时，可以电子发票电子名称前加公司简称。公司简称原则上统一为4个汉字，必要时可采用以数字形式的公司代码。

（一）公司代码由财务档案职能部门经批准后统一发布。

（二）公司代码一经发布，至少在一个会计年度内不得变更，确保公司数字代码的持续稳定性。

第八条 职能部门经办人员在报销时，应按规定打印出电子发票，提交报销审批表，同步提交电子发票电子文件。

电子文件名按本规范有关要求进行命名，未提交规范命名的电子发票的电子文件的，财务部门不再审核，不得报销、不得记账。

第三章 存储规范

第九条 已建立电子档案管理系统的单位，实施了会计信息系统，与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已全部实现电子化（不包括纸质凭证扫描，下同），可将电子发票与相关的记账凭证、报销凭证等电子会计凭证通过归档接口或手工导入电子档案管理系统进行整理、归档并长期保存，归档。

如与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等未实现电子化，可单独将电子发票通过归档接口或手工导入

第十条 未建立电子档案管理系统的单位，可将电子发票与相关的记账凭证、报销凭证等电子会计凭证通过归档接口或手工导入电子档案管理系统进行整理、归档并长期保存，编制档号。

存储结构按下图所示：

第十一条 电子归档管理方法：

（一）财务部门在成本费用相应文件夹下设置“电子发票归档”文件夹，在电子发票归档按“年度”设置；

（二）“年度”文件夹下按“年月”设置的文件夹；

（三）“年月”文件夹可按按“凭证号”设置子文件夹。

（四）年度会计期间终结后，将本年度的电子发票文件夹全部内容转存至“财档管理”目录下“电子发票归档”。

第四章 附 则

第十二条 本规范由财务职能部门负责修订和解释。

第十三条 本规范经办公会审议批准，从印发之日起开始执行。本规范发布之前未建立电子发票归档管理的，应按本规范要求补建。