增值税发票的保管

近年来，数字经济高速发展，规模持续扩大，发票电子化改革不断推进，电子发票在各行各业中得到广泛应用，有利于简化交易过程、节约人力物力，降低企业交易成本、减少纸质消耗，尤其是新冠肺炎疫情发生以后使用电子发票有助于减少交易过程中的人员接触，为服务国家经济发展起到了积极作用。

为进一步落实中共中央办公厅、国务院办公厅《关于进一步深化税收征管改革的意见》，依据国家相关法律法规和标准规范，对电子发票开具、接收、报销、入账、归档相关管理要点进行梳理，编制形成本指南，供各单位在电子发票开具、报销、入账、归档管理过程中参考。

一、电子发票收集、整理、归档

1.1 增值税电子发票在线收集、整理、归档

1.1.1 采用在线报销入账的电子发票在线收集整理归档

已建立电子会计档案管理信息系统，并应用业务系统 (如报销系统、开票系统)和会计核算系统的单位，电子发票参照《电子会计档案管理规范》要求实行在线收集、整理、归档第一步，电子会计凭证收集。会计核算系统、业务系统汇总整理属于归档范围的电子会计凭证(如记账凭证、含电子发票的原始凭证) 及其元数据，并通过归档接口传输至电子会计档案管理信息系统。

第二步，电子会计凭证整理。收集完成后，应及时对电子会计凭证进行分类、组件、组卷、编号等整理操作。

分类:推荐采用会计资料形式-会计年度-保管期限分类法，并划定“门类号”为会计类(KU)、“形式”为凭证 (PZ)保管期限为 30年。

组件:按记账凭证号进行组件，以电子记账凭证为主件,电子记账凭证、电子报账单、电子发票、其他电子原始凭证等组成一件。件内按电子记账凭证、电子报账单、电子发票、其他电子原始凭证的顺序排列。

组卷:按适当的时间周期对已组件的电子会计凭证进行组卷，卷内按记账凭证号先后顺序排列;案卷按卷号先后顺序排列。实行凭证分类管理的单位，可按类型结合时间进行组卷一般同类型的电子会计凭证组成一卷。

编号:推荐采用全宗号-门类号 (KU)-形式(PZ)-年度-案卷号-件号(卷内序号)的结构编制档号，案卷号和件号可由4 位阿拉伯数字标识，不足4位的,前面用0补足。

同一记账凭证号的会计凭证存在不同记录形式时，可按照记录形式分别进行整理，并以元数据方式记录其关联关系。如记账凭证为电子形式、原始凭证为纸质形式时，记账凭证按电子形式整理，成为一件电子会计档案;原始凭证以纸质形式整理，成为一件纸质会计档案。同时，记账凭证的元数据注明其关联的原始凭证号，在原始凭证适当位置注明对应的记账凭证号第三步，电子会计凭证归档。经整理的电子会计凭证在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管1年，再移交单位档案管理机构保管。

临时保管:单位会计管理机构应对进入临时保管的电子会计凭证进行完整性检测。

移交检测:单位档案管理机构应按照《文书类电子档案检测一般要求》 (DA/T 70)的有关要求，对单位会计管理机构移交的电子会计凭证档案进行检测，检测合格后方可接收。

移交与接收:检测合格后，单位档案管理机构与会计管理机构应通过线上或线下及时办理交接手续，双方填写《电子会计档案移交与接收登记表》与《电子档案离线存储介质管理登记表》并签字盖章。

保管:电子会计凭证档案应同时实施在线和离线存储。在线存储按电子会计档案管理信息系统运行要求实施，离线存储应使用具有较好耐久性的载体，包括硬磁盘、磁带、固态硬盘(SSD)、DVD 光盘、蓝光光盘、缩微胶片等。有条件的单位,可在此基础上进行异地备份、

1.1.2 采用线下报销入账的电子发票在线收集整理归档

已建立电子会计档案管理信息系统，但未应用业务系统或会计核算系统的单位，会计资料(如记账凭证、原始凭证)为纸质凭证，无法与电子发票一起整理的，必须分别组成保管单位(组卷)，应先进行纸质凭证的收集、整理、归档，然后将电子发票上传挂接到电子会计档案管理信息系统中相应的条目并在电子发票台账中注明“已归档”

1.2 增值税电子发票线下收集、整理、归档

1.2.1 采用线下报销入账的电子发票线下收集整理归档

既没有实施电子档案管理信息系统，也未应用业务系统或会计核算系统，采用线下方式报销入账的单位，记账凭证、原始凭证及电子发票的打印件等一般采用纸质方式收集、整理归档，电子发票应按以下方法进行收集、整理、归档。

第一步，建立文件夹。根据纸质载体会计凭证卷(册) 情况，在磁盘、U 盘等存储载体上建立相应文件夹。一般一个月为一卷(册)建立一个文件夹，具体见附录 C。

第二步，拷贝电子发票。将电子发票按其关联的记账凭证所属卷(册)拷贝至相应文件夹

第三步，填写相关信息。将相应纸质载体会计凭证的档号、

保管期限等信息填入报销入账过程中形成的电子发票台账(见附录A)中。

第四步，编制说明文件。将电子发票的会计期问、数量移交人、其他需要说明的情况(如非通用格式文件说明)等编制成 TXT 文件。例如:2020 年1-12 月电子发票，共555件张三移交，并按照附录 C 所示结构图存储于电子发票文件夹中。第五步，移交档案。将电子会计档案登记表及其纸质文件电子发票、说明文件和其他纸质档案在规定时限内移交档案人员第六步，检测接收。档案人员对接收到的电子发票进行检测(参照附录F)，检测合格后填写电子发票归档登记表(见附录 D)予以接收。

第七步，备份。将检测合格后的电子发票再制作至少 1 份磁盘、U 盘、光盘等，用作备份存储。

11.2.2 采用在线报销入账的电子发票线下收集整理归档

没有电子档案管理信息系统但应用了业务系统或核算系统、采用线上报销入账的单位，可将电子发票与电子记账凭证、原始凭证、会计账簿、财务会计报告等会计资料一并采用以下方法进行电子归档，所接收的部分纸质发票另行整理装订，但应注明其报销单号和记账凭证号。

第一步，建立文件夹。根据分类方案按附录E 图示的文件

夹结构建立文件夹。

第二步，下载电子文件。从会计核算系统下载电子会计凭证、会计账簿及财务会计报告等电子会计资料，存储格式一般为符合国家标准要求的版式电子文件，也可同时存一份 XMI文件，采用“年度-会计资料类型代码-月份-8 位顺序号”方式进行命名，其中会计凭证的会计资料类型代码可为 PZ，会计账簿的会计资料类型代码可为 ZB,财务会计报告的会计资料类型代码可为 BG，其他会计资料的类型代码可为 QT。将下载的电子会计资料存入相应文件夹。

第三步，“四性”检测。对下载后的电子会计资料进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，检测方法参见附录 F

第四步，电子会计资料组件。将同一凭证号的电子会计凭证拷贝至同一文件夹，并在文件夹内按记账凭证、报销单、发票、其他附件的顺序排列，一个文件夹视为一件;电子会计账簿按科目、会计周期，结合单个电子文件可存储的数据量组件每个会计周期为一件;电子财务会计报告按会计周期组件，个会计周期为一件。

第五步，电子会计资料排列。根据分类方案和电子会计资料号顺序以件为单位通过确定文件来名的方式依次排列电子会计资料，编制档号，保管期限按照《会计档案管理办法》划定。

第六步，编制目录。参照附录B 编制电子会计档案目录。

第七步，编制说明文件。参照附录 E图示编制说明文件,内容包括电子会计档案内容(会计期间+会计文件形式 )、电子会计档案数量、移交人、其他需要说明的情况(如非通用格式文件说明)等。例如:2020 年1-12 月电子会计凭证，共555件，张三移交。

第八步，电子会计资料存储。参照附录E 图示将电子会计资料、目录(电子会计资料登记表) 及说明文件进行存储

第九步，输出移交。将目录(电子会计资料登记表) 输出纸质文件。把电子形式的会计资料、说明文件、目录(电子会计资料登记表)连同纸质目录、在规定时限内移交档案人员。

第十步，接收检测。档案人员对接收到的电子会计资料进行“四性”检测(参照附录F)。检测合格后填写电子发票归档登记表(见附录D)，并予以接收。

第十一步，备份。将检测合格后的电子发票再制作至少 1份磁盘、U 盘、光盘等，用作备份存储。

暂时无法采用上述方法归档的，也可以将电子发票和其他会计凭证一起输出纸质形式后进行收集、整理、归档。其中电子发票还必须同时按照所示方法进行收集、整理、归档

11.3 全面数字化的电子发票收集、整理、归档。

全面数字化的电子发票的收集、整理、归档方式与增值税电子发票一致。

二、电子发票档案保管

2.1 增值税电子发票档案保管

a)电子发票实行在线归档管理的单位，应为电子发票档案的安全存储配置适当的在线存储设备，档案人员应按附录F进行检测，发现问题尽快采取措施解决。

b)电子发票实行线下归档管理的单位，档案人员应每两年对离线存储的电子发票档案进行一次可用性检测，方法见附录F。发现存在读取风险的应尽快采取措施解决。

2.2 全面数字化的电子发票档案保管

全面数字化的电子发票的档案管理方式与增值税电子发票一致。

三、电子发票档案利用、鉴定、处置

3.1 利用

3.1.1 在线利用

通过电子档案管理信息系统归档电子发票的单位应按照职务、岗位等的需求赋予员工利用电子发票档案的权限，并为员工在线查询、利用电子发票档案提供便利。

3.1.2人工利用

实行电子发票线下归档管理的单位应提供电子发票档案的人工调阅查询方式，设置查询登记薄、审批单等表格。超权限利用时还应由利用员工填写审批表，经有关负责人审批同意后方可利用。利用档案时应在档案部门或档案人员的监控范围内使用，确保利用过程中不损坏、更改、丢失电子发票档案。用于保存和备份电子发票档案的存储介质不得外借。

3.1.3外部单位利用

单位保存的电子发票档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。借用单位应当妥善保管和利用借入的档案，确保借入电子发票档案的安全完整，并在规定时间内归还。

3.2 鉴定

单位应定期对已到保管期限的电子发票档案进行鉴定，形成鉴定意见书。

电子发票档案鉴定工作应由单位档案管理机构牵头，组织单位的会计、信息技术、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

3.3 处置

3.3.1 重新划定保管期限

经鉴定，仍需继续保存的电子发票档案，应重新划定保管期限。

保管期满但未结清债权债务或涉及其他未了事项的电子发票档案不应销毁，应单独抽出立卷或转存，直至未了事项完结为止。单独抽出立卷或转存的电子发票档案，应在电子发票档案鉴定意见书、电子发票档案销毁清册和电子发票档案保管清册中列明。

3.3.2销毁

经鉴定可以销毁的电子发票档案，一般按照《电子会计档案管理规范》第 13 部分的要求与相关的会计档案一起销毁，也可以按以下程序单独销毁。

a)由单位档案管理机构输出电子发票档案销毁清册，列明拟销毁电子发票档案的名称、册数、起止年度、档号、应保管期限、已保管期限、应销毁时间等内容。

b)单位负责人、档案管理机构负责人、档案管理机构经办人在电子发票档案销毁清册上签署意见。

c)单位档案管理机构负责组织电子发票档案销毁工作,并与发票管理机构共同派员监销，销毁完成后监销人员在销毁清单上签字。电子发票档案销毁应通过物理删除的方式进行,并进行不可恢复性验证，销毁清册及记录宜输出纸质文件永久保存。

以上内容整理与由国家档案局办公室、财政部办公厅、商务部办公厅、国家税务总局办公厅关于印发《电子发票全流程电子化管理指南》通知里面的第11部分[电子发票收集、整理、归档]、12部分[电子发票档案保管]、13部分[电子发票档案利用、鉴定、处置]内容如需要了解全文可关注“明德数据”微信公众号或“档案局”官网查看！

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